La Société Française d’Hygiène Hospitalière, association loi 1901, dont le siège social est domicilié au

61 rue de Lyon, 75012 Paris.

Représentant légal : Professeur Jean-Winoc Decousser, Président de la SF2H. Site internet : www.sf2h.net

1. Champ d’application

1.1. Les présentes conditions générales de vente s’appliquent, à l’exclusion de toute autre disposition, à toute inscription individuelle d’un participant, ci-après désigné le « Participant », aux 19èmes Rencontres Internationales Francophones des infirmiers.ères en Prévention et Contrôle de l’Infection, ci-après désignées « l’Événement », organisées par la Société Française d’Hygiène Hospitalière, ci-après désignée « la SF2H » ou « l’Organisateur ».

1.2. L’Événement se tiendra les 1er et 2 octobre 2026 au Palais des Congrès d’Arcachon, autour du thème : « Prévention du risque infectieux : prouver, éprouver ».

1.3. La SF2H est le cocontractant du Participant. Via une plateforme dédiée, elle assure la gestion administrative des inscriptions, l’encaissement des frais d’inscription, la facturation, le suivi des participations et, le cas échéant, le traitement des demandes d’annulation ou de remboursement.

1.4. Les présentes conditions générales de vente sont consultables sur le site internet de l’événement ou sur la page dédiée de la SF2H.

1.5. Le fait de s’inscrire à l’événement, en ligne ou par tout autre moyen mis à disposition par la SF2H, implique l’acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes conditions générales de vente.

1.6. La SF2H se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales de vente. Les conditions applicables sont celles en vigueur au jour de l’inscription du participant.

2. Inscription – Contrat

2.1. L’inscription à l’événement est ouverte selon les modalités précisées sur le site internet de la SF2H et/ou sur la plateforme d’inscription dédiée. L’ouverture des inscriptions est prévue au premier semestre 2026.

2.2. L’inscription est nominative, personnelle et ne peut être cédée à un tiers sans accord préalable de la SF2H.

2.3. Le règlement intégral des frais d’inscription est à effectuer selon les modalités précisées à l’article 3 : au moment de l’inscription pour les personnes sans convention de formation, lors de la facturation à l’issue de l’évènement pour les personnes sous convention de formation. Toute inscription dont le dossier serait incomplet ou non accompagné du règlement dans les délais indiqués ne pourra être prise en compte.

2.4. Une fois l’inscription reçue et le paiement effectué, la SF2H adresse au participant un récapitulatif valant validation de sa commande et de son inscription à l’événement, ci-après désigné la « Confirmation de commande ».

2.5. Le contrat est considéré comme définitivement conclu à l’envoi de la confirmation de commande, sous réserve du bon encaissement du règlement.

2.6. Si la SF2H n’est pas en mesure de donner suite à la demande d’inscription, notamment en raison d’une demande trop tardive, d’un dossier incomplet ou d’un problème de disponibilité, le participant en sera informé. Le cas échéant, les sommes versées seront remboursées selon les modalités applicables.

2.7. Conformément aux dispositions applicables, le participant dispose d’un droit de rétractation qu’il peut exercer dans un délai de 14 jours calendaires à compter de la confirmation de commande, sans avoir à justifier d’un motif. Ce droit ne pourra toutefois plus être exercé dans les 14 jours calendaires précédant le début de l’événement.

2.8. Le participant souhaitant exercer son droit de rétractation doit notifier sa demande dans les délais légaux, au moyen du formulaire type figurant à la fin des présentes conditions générales de vente ou par toute déclaration dénuée d’ambiguïté adressée à la SF2H. Le prix de l’inscription lui sera alors remboursé, s’il avait été encaissé, dans un délai maximal de 14 jours.

3. Tarifs – Règlement

3.1. Le tarif s’entend par participant, toutes taxes comprises, selon les catégories tarifaires définies.

3.2. Le tarif applicable est celui en vigueur au moment de l’inscription. Il est susceptible d’être modifiés par la SF2H, sans effet rétroactif sur les inscriptions déjà confirmées.

3.3. Les frais d’inscription incluent les prestations explicitement mentionnées sur le site de l’événement ou dans le programme d’inscription correspondant au tarif.

3.4. Les frais de transport, d’hébergement, de stationnement, de restauration hors prestations incluses, ainsi que toute dépense personnelle du participant restent à sa charge.

3.5. La soirée de gala proposée le jeudi 1er octobre 2026 est à la charge de chaque participant.

3.6. Le règlement peut s’effectuer selon les modalités proposées par la SF2H, via la plateforme de paiement qui permet de régler notamment :par carte bancaire en ligne, par virement bancaire, par tout autre moyen expressément indiqué par la SF2H.

3.7. Un seul mode de paiement est autorisé par inscription, sauf accord particulier de la SF2H.

3.8. En cas de paiement par virement, le participant devra indiquer dans le libellé du virement les informations permettant l’identification de son dossier précisé sur la facture.

3.9. Une fois réglé, le prix ne peut faire l’objet d’un remboursement que dans les cas prévus aux articles 2.7, 5.2 et 5.3des présentes conditions générales de vente.

4. Obligations du Participant

4.1. Chaque inscription est valable uniquement pour l’événement mentionné sur la confirmation de commande.

4.2. Pour accéder à l’événement, le Participant se verra délivrer un badge d’accès, transmis avant l’événement ou remis à son arrivée sur site. Le badge est nominatif, personnel, non transférable et devra être porté pendant toute la durée de l’événement.

4.3. Le Participant s’engage à respecter le règlement intérieur du lieu accueillant l’événement, les consignes de sécurité, les consignes sanitaires éventuellement applicables, ainsi que toute instruction communiquée par la SF2H ou par le Palais des Congrès d’Arcachon.

4.4. La SF2H se réserve le droit de refuser l’accès ou d’exclure de l’événement toute personne ne respectant pas les présentes conditions, les règles de sécurité, les consignes sanitaires ou le bon déroulement.

4.5. Le participant en situation de handicap ou nécessitant un aménagement spécifique est invité à signaler ses besoins le plus tôt possible, idéalement avant toute inscription définitive, auprès du contact indiqué sur la plateforme d’inscription. La SF2H étudiera les possibilités d’aménagement raisonnables en lien avec le lieu d’accueil.

4.6. Si une situation nécessitant un aménagement spécifique est communiquée tardivement et que les adaptations nécessaires ne peuvent être mises en place, le participant pourra solliciter l’annulation de son inscription. Les conditions d’annulation prévues à l’article 5 s’appliqueront, sauf décision particulière de la SF2H.

5. Modifications – Annulations

5.1.  Modification de l’Événement par la SF2H

5.1.1.  En cas de nécessité, la SF2H peut être amenée à modifier l’événement, notamment : modification du programme, modification des horaires, changement d’intervenant, changement de salle ou d’espace au sein du lieu d’accueil, adaptation des modalités d’accueil, modification partielle des prestations associées.

5.1.2.  Ces modifications ne pourront donner lieu à remboursement dès lors qu’elles ne modifient pas substantiellement l’objet de l’Événement.

5.1.3.  En cas de report, d’avancement ou de changement de lieu excédant une modification mineure, le participant sera informé dans les meilleurs délais. Lorsque la modification excède un délai de 30 jours par rapport aux dates initiales, les règles relatives à l’annulation de l’événement s’appliqueront.

5.2.  Annulation par le Participant

5.2.1. Passé le délai de rétractation prévu à l’article 2.7, toute demande d’annulation par le participant devra être adressée par écrit à la SF2H, par e-mail ou courrier, avant le début de l’événement.

5.2.2. En cas d’annulation, la SF2H procédera à l’annulation du badge d’accès et appliquera les conditions suivantes : en cas de non-présentation du participant, la totalité des droits d’inscription sera facturée, annulation jusqu’à 15 jours ouvrés avant la formation : facturation de frais de dossier de 50€ TTC, annulation moins de 15 jours ouvrés avant la formation : facturation de la totalité des montants engagés.

5.2.3. Les demandes particulières, dûment justifiées, pourront être étudiées par le comité d’organisation, sans obligation d’acceptation. Dans tous les cas, des frais de dossier minimum de 50€ pourront être retenus.

5.2.4. Aucun remboursement ne pourra être demandé en cas d’absence du participant à l’événement, quelle qu’en soit la cause, sauf décision particulière de la SF2H.

5.2.5. Les prestations optionnelles, notamment la soirée de gala, pourront faire l’objet de conditions spécifiques d’annulation, précisées lors de l’inscription, à savoir : annulation avant le 18 septembre 2026 : remboursement intégral moins 25 € de frais de gestion, à compter du 18 septembre 2026 : aucun remboursement, à compter du 18 septembre la prestation ne sera pas remboursable.

5.3.  Annulation, report ou transformation de l’Événement

5.3.1. La responsabilité de la SF2H ne pourra être recherchée si l’événement est retardé, reporté, transformé ou annulé lorsqu'il présente des caractéristiques de force majeure ou d’un cas fortuit.

5.3.2. Sont notamment considérés comme cas de force majeure ou cas fortuit, outre ceux habituellement reconnus par la jurisprudence française : catastrophe naturelle, incendie, grève, conflit social, interruption des transports ou des communications, décision administrative, restriction sanitaire, impossibilité d’accès au lieu d’accueil, indisponibilité majeure d’un intervenant, ou toute circonstance échappant au contrôle raisonnable de la SF2H.

5.3.3. En cas d’annulation totale de l’événement par la SF2H, les frais d’inscription seront remboursés, après déduction éventuelle de frais de dossier d’un montant de 50€ sauf disposition contraire imposée par la réglementation applicable.

5.3.4. En cas de report de l’événement à une date ultérieure, l’inscription du participant pourra être automatiquement reportée. Le participant qui ne pourrait pas assister aux nouvelles dates pourra solliciter un remboursement selon les modalités communiquées par la SF2H.

5.3.5. En cas de transformation de l’événement en format à distance ou hybride, le montant de l’inscription restera dû, sauf décision contraire de la SF2H.

5.3.6. En cas de limitation du nombre de participants en présentiel, notamment pour des raisons réglementaires, sanitaires ou de sécurité, les inscriptions seront maintenues dans l’ordre de validation des dossiers.

5.4.  Modalités de remboursement

5.4.1. Les montants remboursables seront remboursés selon le moyen de paiement initial, lorsque cela est techniquement possible.

5.4.2. En cas de remboursement par virement bancaire, le participant devra transmettre des coordonnées bancaires exactes et complètes dans un délai maximal de trois mois à compter du dernier jour de l’événement. Aucun remboursement ne pourra être effectué au-delà de ce délai.

6. Propriété intellectuelle – Droit à l’image

6.1. Les interventions, communications, supports, documents, présentations, vidéos, affiches, photographies ou tout autre contenu diffusé ou mis à disposition pendant l’événement sont protégés par le droit d’auteur et les dispositions du Code de la propriété intellectuelle.

6.2. Toute reproduction, représentation, diffusion, adaptation ou exploitation, totale ou partielle, des contenus de l’événement, par quelque procédé que ce soit, sans autorisation préalable de leurs auteurs ou ayants droit, est interdite.

6.3. Le participant s’engage à ne pas enregistrer, filmer, photographier ou diffuser les interventions et supports sans autorisation préalable de la SF2H, sauf autorisation expressément communiquée pendant l’événement.

6.4. Le participant est informé que la SF2H ou ses prestataires peuvent être amenés à réaliser des prises de vues, photographies, captations vidéo ou enregistrements pendant l’événement.

6.5. Sauf opposition expresse formulée par écrit auprès de la SF2H, le participant autorise la SF2H à utiliser son image dans le cadre de la communication institutionnelle relative à l’événement, sur tout support de communication, notamment site internet, réseaux sociaux, newsletter, supports imprimés ou archives professionnelles.

6.6. Les propos tenus par les intervenants lors de l’événement le sont sous leur seule responsabilité. Il appartient aux participants d’apprécier la pertinence des informations, opinions ou recommandations formulées, notamment lorsqu’elles concernent les pratiques professionnelles, médicales ou paramédicales.